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所有企业都面临员工差旅费报销的问题。一方面是员工多开票、开假票的现象时有发生,另一方面是管理层设置重重关卡,双方斗智斗勇,这一现象差不多成了职场惯例。

5月29日,鑫源控股组织销售团队学习新的《差旅费管理办法》,这份管理文件的核心在于公司将取消差旅费报销中的审核环节,让员工在规定额度内自主报销。差旅开支作为企业的第二大可控成本,其规范和变革是企业管理升级的需要,同时也关系到企业的文化和人心。

5月29日,鑫源控股旗下SWM斯威汽车数十位销售人员学习了新的差旅费管理办法,除了阅读书面文件,还有一个重要环节——宣誓,公司希望员工用自我约束来推进企业管理的突破。

尝试:无人超市

今年年初,鑫源控股在厂区和员工宿舍区推出了一批无人超市,这些以小百货销售为主的超市24小时无人值守,而且无摄像头监督,员工直接从货架选取商品,按标价用手机或现金完成支付。

鑫源控股总裁助理余波介绍,鑫源控股在涪陵的制造基地设立了10个无人超市,陈列货物总金额约4万元。“在推出无人超市之初,管理层也有担心,商品没有任何监控,是否会出现商品大量被盗现象?公司董事长甚至撂下话,准备3个月拿出100万来挑战员工的良知。”

但无人超市最终的运营数据却让管理层收获了一份大大的信心:以今年5月份统计为例,无人超市当月销售5万余元的货物,损失约为700元,而且每月的损失额度都在下降。

推行:自主报销

在顺利实施无人超市后,鑫源控股紧接着开始酝酿推出差旅费报销的改革。

差旅费历来是企业管理中的一个“黑洞”,有企业管理专家曾深入研究了差旅费报销过程中的问题,认为最突出的问题就是替代发票较为普遍:去河南出差,拿山东、北京的票来报销;交通费用其它票代替;甚至有人二月份出差,却拿三月、四月份的票来报销……

差旅费报销过程中的不规范,造成了企业管理中的灰色空间,一些员工利用程序漏洞谋取私利,有的常年在外出差的员工,在报销环节获得的私利甚至超过了工资。而公司为了堵住这个难以监管的漏洞,唯一的办法就是组织庞大的审核体系,报销签字环节涉及到部门主管、财务主办、财务分管领导等,流程复杂。

而鑫源控股新的差旅费管理办法,将员工按照职级划定报销标准,由出差员工自行填报,直接取消了审核流程。

把员工的心软化下来 培养正直诚信的价值观

(鑫源控股董事长龚大兴)


重庆晨报:公司为什么会考虑在差旅费方面做出改革?

鑫源控股董事长龚大兴:企业要持续健康发展,员工与企业的关系是核心之一,如果处理不好,容易形成对立关系;如果处理好了,则会形成共振。

这几年,管理层一直在摸索这项工作,做了很多尝试。我们做了很多培训,让员工读经典、写家书。工厂传统的管理强调的是监督,但我们越来越发现,企业真正有效的管理是善待员工,与员工打成一片,让所有人真正主动发挥能动性,而这一切的前提是要将员工的心“软化下来”。

我们试点了无人超市,我们内部叫“良知超市”,就是希望通过用坦诚和信任来启迪员工的是非观。超市试点结果让我们很满意,随后启动了差旅费报销的改革。

每个企业都存在差旅费报销的问题。比如员工到成都出差,公司规定一天的住宿报销标准是260元,部分员工会认为这个费用无需节约,有的员工甚至想着如何将额度用满,即使只住了160元的旅馆,也会想方设法再找100元的假发票来冲账。对于这种情况,管理者心知肚明,但又缺乏必要的手段,最后只得设计出复杂的审批流程。我们企业常驻在外的人员有数百人,公司一个月的机票费用在40万元以上,如果逐一审核每张发票,要耗费巨大的精力。

重庆晨报:此次改革最大的亮点在哪里?

龚大兴:我们参照同行业中上水平的报销标准,对全国主要城市的酒店进行了研究,将员工的报销标准平均提高了30%。在标准之内,员工可直接凭发票报销,而不再需要繁琐的3-4级审核。

例如员工去成都出差,我们的报销标准是260元,员工实际住宿产生了260元,或者160元的费用,就自行填表报销,没有审核环节。我们在制订这项改革时,就是充分体现对员工的信任,培养他们正直诚信的价值观。

重庆晨报:由员工自主填报费用是否存在更大的管理风险和费用风险?

龚大兴:这项改革的核心是充分相信员工,需要常年教育员工,培养员工正确的观念。另一方面,我们对员工的出差理由、线路、时间,特别是效率都会有更严格的要求,公司对员工提供的发票后续会有一个抽查环节,一旦发现假发票或者虚假报销,公司有一个明确的罚金制度,甚至会直接开除。

重庆晨报:企业希望达到什么目的?在哪些方面还存在改革空间?

龚大兴:管理的难度是将员工的心管好,而要把心管好,前提就是互相信任。公司在管理上先向员工交心,我们希望所有人都能够树立“埋头踏实做事,挺直腰杆做人”的价值观。我们的愿景是成为值得信赖并受人尊重的企业,而只有每一个员工、每一个部门都做到了值得信赖并受人尊重,才能达成企业的最终目的。

无人超市、差旅报销制度是我们阶段性的试点,未来不排除在公司采购、工作时间考核等方面推行自我打卡、自我约束制度。


转载/重庆晨报 记者/仇铮

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